POLITYKA PRYWATNOŚĆI

Polityka prywatności – zasady przetwarzania danych osobowych przez DMR Constructions Sp. Z o.o.

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej „RODO”, informujemy o zasadach przetwarzania Twoich danych osobowych oraz o przysługujących Ci prawach z tym związanych.

Poniższe zasady stosuje się począwszy od 25 maja 2018 roku.

1. Administrator danych osobowych.

Administratorem Twoich danych osobowych jest DMR Constructions Sp. Z o.o. Z siedzibą przy ul Legionów 61, 42-200 Częstochowa NIP 949-225-92-10

(dalej także jako ,,my”, lub „DMR Constructions”).

2. Kontakt z nami.

DMR Constructions wyznaczył jeden punkt kontaktowy dla wszystkich zagadnień dotyczących danych osobowych. Jeżeli chcesz się z nami skontaktować napisz do nas wiadomość e-mail na adres: kontakt@dmrconstructions.pl lub prześlij list na adres: DMR Constructions Sp. Z o.o. ul Legionów 61, 42-200 Częstochowa z dopiskiem: ,,Dane osobowe”.

3. Skąd mamy Twoje dane osobowe?

Twoje dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie, gdy:

1) wysyłasz do nas wiadomość za pośrednictwem e-mail; lub

2) podczas rozmowy telefonicznej z Członkiem Personelu; lub

3) w trakcie osobistej wizyty w naszej siedzibie.

4. Jaki jest zakres przetwarzanych danych?

Twoje dane osobowe, które możemy przetwarzać, są następujące:

1) Twoje imię i nazwisko;

2) adres e-mail;

3) numer telefonu kontaktowego;

4) adres zamieszkania lub korespondencyjny;

5) firma, w której pracujesz (w tym firma Twojej działalności gospodarczej, jeśli ją prowadzisz);

6) adres Twojej działalności gospodarczej, nr NIP, REGON, nazwa banku i numer rachunku bankowego i inne dane rejestrowe Twojej działalności;

7) dodatkowe informacje o sobie, które możesz zawrzeć w korespondencji e-mail lub które możesz podać w trakcie rozmowy telefonicznej z naszym Personelem (przy czym prowadzone rozmowy nie są przez nas rejestrowane);

8) udzielone przez Ciebie zgody (jeżeli poprosiliśmy Cię o jej udzielenie w jakimś celu i zgodę tę wyraziłeś).

5. W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe przetwarzamy w związku z prowadzoną przez nas działalnością usługową polegającą przede wszystkim na produkcji konstrukcji stalowych oraz wyrobów metalowych.

Poniżej wskazujemy i opisujemy konkretne cele:

1) zawarcie i wykonanie umowy – Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu zawarcia i realizacji zawartej między nami a Tobą (Twoją firmą) umowy, w tym przygotowania oferty i do kontaktu z Tobą (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO);

2) spełnianie swoich obowiązków w zakresie rachunkowości i rozliczeń podatkowych – Twoje dane osobowe przetwarzamy do celów rachunkowych i podatkowych (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO);

3) windykacja należności i rozliczalność – Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu windykacji należności, prowadzenia postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych, archiwizacyjnych oraz możliwości rozliczenia się przez nas z prawidłowości przetwarzania Twoich danych i wykonania innych obowiązków wynikających z przepisów prawa (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

6. Jak długo przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Okres przez jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe jest zależny od celu przetwarzania. I tak odpowiednio:

1) zawarcie i wykonanie umowy – w tym celu przetwarzamy Twoje dane przez okres realizacji umowy;

2) cele rachunkowe i podatkowe – przetwarzamy Twoje dane w celach rachunkowych przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą dane dokumenty księgowe (art. 74 ust. 2 i 3 Ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.). Jeżeli chodzi o cele podatkowe to dane będą przetwarzane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku (art. 70 § 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa (Dz.U. z 2017 r. poz. 201 ze zm.);

3) windykacja należności i rozliczalność – w tych celach przetwarzamy dane osobowe do końca okresu przedawnienia (okres ten zależny będzie od rodzaju roszczenia zgodnie z Kodeksem cywilnym lub innymi aktami prawnymi regulującymi zasady odpowiedzialności innej, niż cywilna).

7. Kto jest odbiorcą Twoich danych osobowych?

Twoje dane udostępniamy tylko wówczas, gdy jest to niezbędne. Nie sprzedajemy Twoich danych. Twoje dane osobowe możemy natomiast przekazać naszym kontrahentom, tj. podmiotom/firmom, które świadczą na naszą rzecz usługi konieczne dla prawidłowego funkcjonowania, np.:

1) firmom świadczącym usługi dostawy i utrzymania oprogramowania bazodanowego i innego, dzięki któremu możemy prowadzić stosowne ewidencje i komunikację mailową; 2) podmiotom świadczącym usługi hostingowe;

3) firmom doradczym oraz prawniczym, a także biurom rachunkowym, wspierającym nas w codziennej działalności;

4) innym podmiotom, z którymi współpracujemy w celu świadczenia usług na rzecz naszych Klientów.

Dla podmiotów z każdej kategorii DMR Constructions przekazuje tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia celów współpracy.

8. Czy przetwarzamy Twoje dane osobowe automatycznie (w tym poprzez profilowanie) w sposób wpływający na Twoje prawa?

Nie stosujemy profilowania, ani nie przetwarzamy Twoich danych w sposób zautomatyzowany. 9. W jaki sposób przetwarzamy dane osobowe?

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności zgodnie z RODO. Mamy na uwadze następujące reguły, którymi kierujemy się przy przetwarzaniu Twoich danych osobowych:

1) Reguła adekwatności. Przetwarzamy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu przetwarzania; dla każdego procesu przeprowadziliśmy analizę spełnienia tej reguły;

2) Reguła transparentności. Powinieneś mieć pełną wiedzę o tym, co dzieje się z Twoimi danymi. Niniejszy dokument, w którym staramy się udzielić Tobie pełnej informacji o regułach przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych, jest jej przejawem;

3) Reguła prawidłowości. Staramy się, aby Twoje dane osobowe przetwarzane przez nas były aktualne i zgodne z prawdą;

4) Reguła integralności i poufności. Stosujemy niezbędne środki zabezpieczające poufność i integralność Twoich danych osobowych. Cały czas je usprawniamy, wraz ze zmieniającym się otoczeniem i postępem technologicznym. Zabezpieczenia obejmują środki fizyczne i technologiczne ograniczające dostęp do Twoich danych, jak również stosowne środki zabezpieczające przed utratą Twoich danych;

5) Reguła rozliczalności. Chcemy móc rozliczyć się z każdego naszego działania na danych osobowych, tak abyśmy w razie Twojego zapytania mogli udzielić Ci pełnej i rzetelnej informacji dotyczącej tego, jakie działania realizowaliśmy na Twoich danych.

10. Jakie masz prawa?

Przepisy o ochronie danych osobowych dają Ci szereg praw, z których możesz skorzystać w dowolnej chwili. O ile nie będziesz tych praw nadużywał (np. nieuzasadnione codzienne prośby o udzielenie informacji), to korzystanie z nich będzie dla Ciebie nieodpłatne i powinno być łatwe w realizacji.

Twoje prawa obejmują:

1) Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych. To prawo oznacza, że możesz poprosić, abyśmy wyeksportowali z naszych baz danych informacje jakie mamy o Tobie i przesłali je do Ciebie w jednym z powszechnie wykorzystywanych formatów (np. XLSX, DOCX itp.);

2) Prawo do poprawiania danych. Jeżeli dowiesz się, że przetwarzane przez nas dane są nieprawidłowe, masz prawo poprosić nas o ich poprawienie, a my będziemy zobowiązani to zrobić. W takim przypadku mamy prawo poprosić Ciebie o przedstawienie jakiegoś dokumentu lub innego dowodu na okoliczność zmiany danych;

3) Prawo do ograniczenia przetwarzania danych. Jeżeli pomimo zastosowania się przez nas do reguły adekwatności uznasz, że dla określonego procesu przetwarzamy zbyt szeroki katalog Twoich danych osobowych, masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli ten zakres. O ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się wymaganiom nakładanym na nas przez obowiązujące prawo przychylimy się do Twojego żądania;

4) Prawo do żądania usunięcia danych. Prawo to, zwane również prawem do bycia zapomnianym, oznacza Twoje prawo do żądania, abyśmy usunęli z naszych systemów bazodanowych oraz z naszej dokumentacji wszelkie informacje zawierające Twoje dane osobowe. Pamiętaj, że nie będziemy mogli tego uczynić, jeżeli na podstawie przepisów prawa mamy obowiązek przetwarzania Twoich danych (np. przechowywać dokumenty transakcji dla potrzeb podatkowych). W każdym przypadku jednak usuniemy Twoje dane osobowe w możliwie najpełniejszym zakresie, a tam gdzie nie jest to możliwe zapewnimy ich pseudonimizację (co oznacza brak możliwości zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą bez odpowiedniego klucza powiązań), dzięki czemu Twoje dane, które musimy zachować zgodnie z obowiązującym prawem, będą dostępne wyłącznie dla bardzo ograniczonego kręgu osób;

5) Prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych. Zgodnie z RODO możesz poprosić nas, abyśmy wyeksportowali dane, które nam podałeś w toku wszystkich naszych kontaktów, do odrębnego pliku, w celu ich dalszego przekazania do innego administratora danych;

6) Prawo do cofnięcia zgody. Jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie zgody możesz w dowolnym momencie tę zgodę cofnąć. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem. Pragniemy Cię jednak poinformować, że Twoje dane osobowe

w zakresie objętym cofniętą zgodą, tj. w zakresie celu, którego zgoda dotyczyła, przestaną być przetwarzane w tym celu. Niemniej jednak Twoje dane osobowe objęte zgodą będą dalej przetwarzane w celu wywiązania się przez nas z obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przede wszystkim obowiązku rozliczenia się przez nas z prawidłowości przetwarzania danych osobowych, ewentualnie w celach opartych na naszym prawnie uzasadnionym interesie.

Uprawnienia, o których mowa powyżej możesz wykonywać poprzez kontakt z nami pod adresem e-mail kontakt@dmrconstructions.pl lub listownie na adres: DMR Constructions Sp. Z o.o. ul Legionów 61, 42-200 Częstochowa z dopiskiem: ,,Dane osobowe”.

W sprawach związanych z danymi osobowymi możesz również pisać do nas, gdy jakieś działanie lub sytuacja, z którą się spotkasz, będzie budziła Twoje obawy, czy na pewno jest zgodna z przepisami, czy nie narusza przypadkiem Twoich praw lub wolności. W takim przypadku odpowiemy na Twoje pytania i wątpliwości oraz niezwłocznie zaadresujemy dane zagadnienie.

Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich danych osobowych to masz prawo do złożenia skargi bezpośrednio do organu nadzoru (od 25 maja 2018 roku jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). W ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzoru.

11. Czym jest prawo do sprzeciwu?

Odrębnie chcemy Cię poinformować, że masz również prawo do tzw. sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych. Prawo do sprzeciwu składasz wówczas, gdy nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane osobowe w określonym celu realizowanym przez nas w oparciu o tzw. przesłankę prawnie uzasadnionego interesu administratora (np. w celach marketingowych). Będziemy musieli uwzględnić Twój sprzeciw, kiedy będzie on uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się znalazłeś.

W przypadku uwzględnienia sprzeciwu dalej będziemy przetwarzali Twoje dane dla potrzeb innych procesów (w innych celach), ale już nie dla celu, dla którego zgłosiłeś sprzeciw.

Prawo do sprzeciwu możesz zgłosić na adres e-mail: kontakt@dmrconstructions.pl lub listownie na adres DMR Constructions Sp. Z o.o. ul Legionów 61, 42-200 Częstochowa z dopiskiem: ,,Dane osobowe”.

12. Czy podanie danych jest Twoim obowiązkiem?

Swoje dane osobowe przekazujesz nam dobrowolnie. Nie ma bowiem przepisu, który nakładałby na Ciebie prawny obowiązek ich przekazania.

Jeżeli jednak chcesz zawrzeć z nami umowę, musisz podać dane, które umożliwią nam zawarcie i wykonanie tej umowy, a także jej należyte rozliczenie podatkowe oraz udokumentowanie na cele rozliczalności działań DMR Constructions.

Dane osobowe podawane w celach kontaktowych są konieczne do tego, abyśmy mogli się z Tobą kontaktować. Jeżeli ich nie podasz, nasza komunikacja z Tobą będzie albo utrudniona (np. jeśli podasz tylko nr telefonu, ale już nie adres e-mail), albo wręcz niemożliwa (jeśli nie podasz żadnych danych kontaktowych).

13. Czy udostępniamy Twoje dane poza UE?

Nie, nie będziemy przekazywać Twoich danych do państwa trzeciego lub do organizacji międzynarodowych.